公文辦理程序

公文辦理程序概述

公文辦理程序，指公文在機關(guān)內(nèi)部從形成到運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)?！?

收文辦理程序

收文，指機關(guān)文書部門收進外單位發(fā)來的文件材料。

收文辦理，指文書部門收到文件材料后，在機關(guān)內(nèi)部及時運轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序。★收文辦理程序主要有：簽收、拆封與登記；分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。

一、簽收、拆封和登記

1、簽收：是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉(zhuǎn)的安全可靠。是收文辦理的第一個環(huán)節(jié)，機關(guān)的收文主要有三個來源：1）機關(guān)交通送來的的機要件；2）郵局送來的掛號函件和電報；3）外機關(guān)和部門直接送來的文件材料 ★簽收不論是從何種渠道送來的文件材料，都要對照公文投遞清單或送文登記簿認真清點，做到四查清：1）查清信封或封筒上的收文機關(guān)名稱，是否確屬本機關(guān)的收文，以防錯投、錯收；2）查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號碼是否一致；3）查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆情況，應(yīng)及時追查原因。4）查清文件登記件數(shù)與實有件數(shù)是否相符

2、拆封—文書人員的職責（寫明由本機關(guān)或部門收啟的封件進行拆封） 對于寫明某某領(lǐng)“親收”、“親啟”的封件，則由領(lǐng)導人本人拆封或由其委托的人代拆。密件則應(yīng)交機要文書或機要室拆封。

3、登記：就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，經(jīng)保正文件的收受和處理。

公文登記是收文辦理的重要程序，也是公文處理工作的基礎(chǔ)。

★公文登記作用：1）便于管理和保護文件，防止積壓和丟失；2）便于檢查和檢索文件；3）便于文件的統(tǒng)計和催辦工作   4）作為核對與交接文件的憑據(jù)

公文登記的具體范圍：1）上級機關(guān)文件，包括指導性、參閱性和需要辦理的文件；2）下級機關(guān)文件，包括請示、報告性文件；3）重要的帶有密級的刊物、資料；4）其他機關(guān)商洽問題和需要答復的文件；5）上級機關(guān)召開會議印發(fā)的會議材料。

公文登記的原則上方便文件的運轉(zhuǎn)和管理。

公文中不登記的文件（公文登記的手續(xù)要盡量做到簡便有效，減少不必要的工作量）：1）各種公開的和內(nèi)部不保密的出版物；2）一般性的公開信和不應(yīng)拆的私人信件；3）已被綜合性文件包括的文件材料；4）行政事務(wù)性的通知、便函、介紹信用和請請柬等；5）領(lǐng)導“親收”、“親啟”件這類信件應(yīng)由收件人本人或其委托人收閱后，認為須交機關(guān)存查或處理的，再行登記，并交有關(guān)部門處理。

公文收文登記的項目要求：

①外收發(fā)文登記項目包括：收到文件的流水順號、收到日期、來文機關(guān)、來文封皮號、密級、分送部門、簽收、備注等。（外收發(fā)使用的《收文登記簿》P308）

②內(nèi)收發(fā)的收文登記主要項目應(yīng)包括：收文順序號、收到日期、來文機關(guān)、來文字號、標題或摘由、密級、份數(shù)、承辦單位、簽收人、復文號、歸入卷號、備注等。

收文登記的形式分為：

1）簿冊式登記采用預(yù)先裝訂成冊的登記本，這是一種迄今仍應(yīng)用比較普遍的登記形式。

（優(yōu)點：容易保存，適宜按時間順序）樣式可分為：a適用于文件較少的機關(guān)，收文按流水順序登記的；b適用于文件較多的中型機關(guān)和較大企事業(yè)單位，收文要進行分類登記的。）

2）聯(lián)單式登記：是使用比較軟而薄的紙張負印制的聯(lián)單，一次復寫兩聯(lián)、三聯(lián)或四聯(lián)來進行收文登記。

（優(yōu)點：可減少重復登記，簡化登記手續(xù)）

3）卡片式登記：是使用單張卡片進行收文登記的方法。

（優(yōu)點：能適應(yīng)使用和管理文件的需要，在卡片盒里靈活地進行分類排列）

二、審核分發(fā)和傳閱

1、審核：機關(guān)文書部門收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，應(yīng)當進行審核。
審核的重點：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或             地區(qū)職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過協(xié)商、會簽；使用公文文種、公文格式是否規(guī)范等。

2、分發(fā)：亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時、準確地將收來文件分送

給有關(guān)領(lǐng)導、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。

分發(fā)的原則和具體要求是：

①對那些方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件，或重大問題的請示、報告之類的文件，以及文書人員還不能判定應(yīng)由哪個部門承辦的文件，均應(yīng)先送辦公部門負責人或機關(guān)領(lǐng)導，再根據(jù)批辦意見分發(fā)辦理； ②對對那些屬于機關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早的批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍直接分送哪個部門閱辦； ③對來文機關(guān)答復本機關(guān)詢問的文件，（批復、復函）要按本機關(guān)原發(fā)文的承辦部門或主管人分送，既原來是哪個部門請示、詢問或要求下級報送的，復文就分送哪個部門閱辦； ④在文件份數(shù)少，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知。先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分送； ⑤公文的分發(fā)要建立登記交換制度，無論是分發(fā)給本機關(guān)領(lǐng)導人或各業(yè)務(wù)部門的文件，還是轉(zhuǎn)發(fā)給外機關(guān)的文件，都要履行簽收手續(xù)；對那些要求退回歸檔的文件，要在文件上標明“閱后請退回歸檔”字樣，以便及進收回，防止文件散失。

3、傳閱：是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機關(guān)各們領(lǐng)導人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。傳閱現(xiàn)已成為機關(guān)領(lǐng)導處理事務(wù)，互通信息的一種有效的方式。   

屬于傳閱件之列的主要包括：①上級機關(guān)的指導性文件或重要會議文件；②需要幾位領(lǐng)導共同批辦的文件，包括上級機關(guān)和有關(guān)部門的專項業(yè)務(wù)文憑，下級機關(guān)的請示，以及本機關(guān)制發(fā)的需要會簽的文件等；③機關(guān)領(lǐng)導在文件上有重要批示，需其他領(lǐng)導同志和部門閱知閱辦的文件。

傳閱文件應(yīng)當注意的事項：1） 傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機關(guān)的主要領(lǐng)導、負責人和業(yè)部門閱讀，再送其他有關(guān)需要閱知的對象。2）傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進行傳達室遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳 閱”；3）在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件時行檢查，如有領(lǐng)導批示，要按批示意見進行處理 4）每份傳閱文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。

三、擬辦、批辦與承辦

1、擬辦：是指對來文的處理提出初步的意見，供領(lǐng)導人批辦時參考。

擬辦是收文處理中的一個重要環(huán)節(jié)，是秘書部門實現(xiàn)“四個轉(zhuǎn)變”，在辦文辦事中出謀獻策，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，發(fā)揮參謀助手作用的具體體現(xiàn)。

如何做好擬辦工作：① 擬辦之前，要認真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機關(guān)的要求，弄清來文的背景，查明問題的癥結(jié)所在，便有針對性的提出切實可行的擬辦意見。 ②要清楚地掌握有關(guān)政策和規(guī)定，力求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規(guī)定。③要熟悉業(yè)務(wù)。④擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。⑤擬辦意見不是具體的承辦計劃或方案，文字要簡明扼要。要簽署擬辦人姓名和日期

2、批辦：是指機關(guān)領(lǐng)導人對送批的文件如何處理所作的批示。

公文批辦的作用：在于使機關(guān)或部門的領(lǐng)導人及時閱讀重要的收文，掌握上級指示精神、工作發(fā)展情況和其他有關(guān)信息；并便于加強對公文處理工作的領(lǐng)導，向承辦人及時交代意圖與要求，合理組織人力，避免承辦人在文書處理上走彎路，或由于分工不明，責任不清，形成觀望等待而拖延時間等。

批辦的主要內(nèi)容包括：①提出處理該份文件所述問題的原則和方法。②提出并指明負責承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時限。③凡是需要兩個單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。④各項批辦意見，均應(yīng)鄭重地填寫在《公文處理清單》的“批辦意見”欄目內(nèi)，并簽署批辦人姓名日期。

3、承辦：是指機關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。

承辦這一環(huán)節(jié)，是收文的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開始，是公文處理中的一個關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機關(guān)公文處理工作的效率。

公文承辦有兩方面的意思： ①從業(yè)務(wù)部門來說，承辦是指對具體工作問題的執(zhí)行和處理，如上級的有關(guān)政策、規(guī)定，要組織學習和貫徹落實；平級機關(guān)來函商辦的業(yè)務(wù)問題，要進行調(diào)查和辦理。 ②從公文處理工作來說，主要是批指根據(jù)擬辦和批辦的意見辦理復文（指那些必須回復的來文）。

承辦部門或承辦人員在辦理來文過程中要注意幾點： ①對有領(lǐng)導具體批示的意見的公文，一定要認真領(lǐng)會領(lǐng)導的指示精神，按照領(lǐng)導的意圖辦理復文，不得延誤推諉②對沒有領(lǐng)導簽署批辦的意見的公文，即一般性文件，應(yīng)根據(jù)有關(guān)的文件精神、按照規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。③對領(lǐng)導批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復文稿請有關(guān)部門或單位會商，并由本部門和有關(guān)部門負責人簽名后，再報請機關(guān)領(lǐng)導審批。 ④來文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關(guān)材料時，承辦人要查找或調(diào)閱有關(guān)文件材料作為承辦復文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯。復文需經(jīng)領(lǐng)導人審定的，將有關(guān)團料一并附上，以保證領(lǐng)導全面掌握情況，作出正確地判斷和決策。

四、催辦、查辦與注辦

1、催辦：是指那些必須辦理答復的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。

催辦的目的：是為了避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運轉(zhuǎn)，提高機關(guān)辦事效率的重要措施。

催辦工作一般有兩種情況： ①對內(nèi)催辦主要內(nèi)容是：上級機關(guān)發(fā)來本機關(guān)的文件，特別是要及時回復的文件的催辦；平行

或不相隸屬的機關(guān)單位向本機關(guān)聯(lián)系商洽工作的文件的催辦；下屬單位主送本機關(guān)的請示性文件的催辦；本機關(guān)下發(fā)所屬單位需要回復文件的催辦。 ②對外催辦：主要是指本機關(guān)上行或平行需要對方回復的文件的催辦。

催辦工作應(yīng)當注意做到的幾點：① 要明確催辦范圍。 ②要明確催辦落實。③要建立和加強公文催辦工作的組織機構(gòu)。

催辦的形式：口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。

催辦的形式其主要方法：應(yīng)根據(jù)不同的懷脫胎換骨，采用口頭催辦、電話催辦和書面催辦等形式：①在機關(guān)內(nèi)部，盡可能由催辦人員上門當面催詢，了解有關(guān)公文的承辦情況，也可以利用分送文件給領(lǐng)導或各部門有關(guān)人員的機會進行口頭催辦。②對外機關(guān)，可由催辦人向承辦單位或者承辦人用電話進行催詢，或用發(fā)便函、催辦單等方式進行催辦。③如果為了便于掌握情況，由負責內(nèi)收發(fā)的文書工作人員兼管公文催辦工作時，就可以利用收文登記薄將必須催辦的文件登記，注明承辦時間，在辦理答復以后，立限即填上復文號，然后經(jīng)常檢查登記簿來掌握文件催辦的進展情況。

公文催辦存在的問題：①一些單位對公文催辦工作還不夠重視，缺乏健全的制度和相應(yīng)的措施。②對需要盡快辦理的公文，拖長辦文時間，給工作造成不必在的損失和影響。③有些辦理完畢的文件，承辦單位領(lǐng)導或經(jīng)辦人沒有將辦理的主要情況或結(jié)果記在《文件處理單》上，給以后查考文件帶來很大的困難。

2、查辦：是指文書工作人員協(xié)組機關(guān)領(lǐng)導檢查各項方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實，以及對某些問題進行查處，解決的一項承辦性工作。

一般在縣以上的黨委辦公廳（室）內(nèi)部都設(shè)有專門機構(gòu)，其任務(wù)是督促檢查并協(xié)助辦理下列問題：

①黨政領(lǐng)導機關(guān)各項方針政策、決議的貫徹落實情況；②各種會議的決辦事項；③文件、電報的擬辦、擬復事項；④對需要解決的重大問題提出查辦意見，報請領(lǐng)導批示；⑤領(lǐng)導批示或交辦的事項。

查辦與催辦的異同：①相同：都是對公文的承辦情況進行督促檢查或催詢。② 區(qū)別：（1）查辦主要是對大政方針的貫徹落實情況進行督促檢查，查辦的事項要經(jīng)領(lǐng)導批示或授權(quán)后才能進行；而催辦則是文書部門的一項例行性工作，凡應(yīng)催辦的公文。文書部門應(yīng)按承辦時限的要求主動進行催辦。（2）查辦的問題要進行查辦立項，結(jié)果要寫出匯報材料及時反饋，實質(zhì)是督促檢查，限期落實，是領(lǐng)導機關(guān)同官僚主義作風作斗爭的一種手段，查辦的重點在于查證落實；而催辦作為收文處的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對如何辦理及辦理結(jié)果是不大過問的。

查辦工作一般按以下程序進行：

①閱讀有關(guān)材料，搞清查辦的問題。②查辦立項?！㈨椉仁遣檗k工作的開始，也是必須經(jīng)過的法定程序。 立項內(nèi)空包括五要素：(1)確定查辦的事由；(2)明確辦理要求；(3)指明承辦單位或承辦人；(4)規(guī)定完成時限；(5)提出辦結(jié)后的反饋要求。③查辦的辦理。分兩種情況：一種是轉(zhuǎn)出交辦；一種是由查辦人員直接承辦。④查辦的結(jié)果與反饋。結(jié)果的幾種情況：(1)肯定的。即反映問題屬實，按規(guī)定作了處理；(2)否定的。即反映問題失實，向批示人、當事人說明了情況；(3)部分肯定，部分否定。(4)事件的范圍有所擴大，即由一個問題涉及一片，或一個人的問題牽涉到同類事、同類人的問題。⑤ 立卷歸檔。

3、注辦：是指對公文承辦結(jié)束后，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。注辦便于公文的整理和日后查考。

注辦一般包括以下內(nèi)容： ①一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期。 ②需要辦理復文的文件，辦理后要注明“已復文”，并注上復日的日期和文號。 ③用口頭或電話答復的要注明時間、地點、接談或接電話有、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。 ④不需復文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。

 

發(fā)文辦理程序

發(fā)文：是指機關(guān)文書部門根據(jù)機關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復印的文件材料等。

發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個運轉(zhuǎn)過程。

發(fā)文辦理程序：1）擬稿、審核與簽發(fā)  2）核發(fā)、繕印與校對  3）用印、登記與分發(fā)

發(fā)文辦理的作用：是機關(guān)秘書工作的重要組成部門，是機關(guān)領(lǐng)導具體貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策的重要方式。它對及時有效地實施領(lǐng)導、指導工作，處理問題起到重要的作用。

一、擬稿、審核與簽發(fā)

1、擬稿：公文擬稿是公文承辦人員根據(jù)領(lǐng)導交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。

擬稿的注意事項：1）要符合黨和國家的方針、政策、法律、法律及有關(guān)規(guī)定。2）要情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精練，字詞規(guī)范，書寫工整，標點準確，篇幅簡短；3）文稿人名、地名、數(shù)字、引文要準確，日期應(yīng)具體；4）如要引用某份公文，就先引標題，后引發(fā)文字號；5）涉及計量單位時，必須用國家法定的標準計量單位；6）在使用簡稱時，應(yīng)先用全稱，并加以注明；7）公文中的數(shù)字，除成文時間、部門結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使?jié)h字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。

2、審核：是指公文的草稿在送交機關(guān)領(lǐng)導人審批簽發(fā)以前，對公文的內(nèi)容、體式進行的全面審核和檢查。

審核的重點：1）是否應(yīng)由本機關(guān)辦理 ；2）是否符合行文規(guī)則；3）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；4）涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的事項是否經(jīng)過協(xié)商、會簽；5）使用公文文種、公文格式是否規(guī)范。  

公文審核六查內(nèi)容：1）查是否需要行文，以什么名義行文；2）查文稿內(nèi)容與法律法規(guī)和政策及上級的有關(guān)規(guī)定是否一致，

與平行機關(guān)和本部門已有的規(guī)定是否矛盾；3）查要求和措施是否明確具體，切實可行；4）查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽；5）查文字表述是否準確簡練條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；6）查公文格式是否符合規(guī)定。

目前沒有切實把好關(guān)的主要有幾個問題：

(1)涉及幾個部門的問題，主辦單位事先末征詢有關(guān)部門意見，就直接向上行文，甚至徑直多頭分送機關(guān)主要負責人。

(2) 本來由幾個部門經(jīng)過協(xié)商就可解決的問題，有的部門卻不主動與有關(guān)單位聯(lián)系，商量如何解決，而是各自從本部門的角度考慮，分別向上級機關(guān)行文要求給予批準；有些理應(yīng)由主管部門處理的問題，有關(guān)單位配合不夠，意見為一，經(jīng)致造成互相扯皮，最后將矛盾上交。

(3) 有些下行文件，涉及其他部門或地區(qū)的問題末協(xié)商一致就向下發(fā)出了，結(jié)果使下級單位在工作中實際上難以執(zhí)行，也給發(fā)文機關(guān)造成了工作上的被動。

公文格式的審核主要包括：(1)查文種的使用是否恰當(2)查公文標題是否能正確體現(xiàn)文件內(nèi)容 (3)查公文格式安排是否得當

3、簽發(fā)：是指機關(guān)領(lǐng)導人對文稿的最后審批。

需要注意的幾個問題：①機關(guān)領(lǐng)導在簽發(fā)公文時，必須確認是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文才有權(quán)簽發(fā)，不可越級簽發(fā)公文。       ②以機關(guān)內(nèi)某個部門名義的發(fā)文，可由部門負責人簽發(fā)。 ③簽發(fā)人在簽發(fā)文件時，必須對文件的內(nèi)容和文字作嚴格的審       閱修改對其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表達的正確性應(yīng)負完全責任。④文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時，簽發(fā)人應(yīng)在送簽的        發(fā)文稿 紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日。⑤幾個相關(guān)或部門的聯(lián)合發(fā)文，       一般應(yīng)由主辦該公文的單位負責，送請有關(guān)聯(lián)署機關(guān)或部門的領(lǐng)導人會簽。

二、 核發(fā)、繕印與校對

1、核發(fā)：是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領(lǐng)導人簽發(fā)的文稿進行復核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項工作。

核發(fā)的內(nèi)容和要求：1）文稿是否報請有關(guān)領(lǐng)導人審批，手續(xù)是否完備，意見是否明確，審批人是否簽署全名及時間等；2）文稿中的人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)（傳達）范圍、主題詞是否準確，標點、計量單位、數(shù)字的用法及文種，、格式是否符合規(guī)定；3）編排發(fā)文字號；4）對需要標明密級、緊急程序的公文進行標注；5）確定分送單位和印制份數(shù)。

2、繕?。菏侵笇σ押灠l(fā)的公文定稿進行印制。

繕印的注意事項：1）要忠于原稿，不允許隨意改動原稿的文字、標點、符號、文面格式以及掉換層次、段落，如須改動須經(jīng)秘書或辦公部門同意才行。2）要做到文字準確，設(shè)計美觀，頁面整潔，字體大小得當，標題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理。3）不要出現(xiàn)末頁無正文現(xiàn)象。 正式的公文，還須在最后一頁的底部標明印制單位和印發(fā)日期、份數(shù)，以此為封底。4）要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文。保密公文要有專人負責或送指定的印制廠印制。 5）要建立登記制度。，

3、校對：指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)的原稿核對校正，以修改和消耗除書寫、排字上的錯誤?！σ_保文字準確、格式規(guī)范、杜絕差錯。

公文校對的兩種方法：

① 由印制單位先校對一次或者兩次，然后再次由承辦人校對一次；② 另一種方法是完全由承辦人員負責校對。

校對的注意事項：1）必須以原稿為準。2）校對的方法原則上應(yīng)當實行雙人對制。一般公文應(yīng)做到“一校一讀”，重要公文應(yīng)堅持“兩校一讀”。3）校對發(fā)現(xiàn)的錯、漏字須以醒目色筆和紡一符號標明。在付印校樣上改的字或符號必須牽出版芯，不要在原錯字上加字或減字。4）校對完畢后應(yīng)對文件格式、文頭文尾等處的附加標記、簽發(fā)手續(xù)等作全面復查，查對無誤后，在校樣上簽字，然后付印。

三、用印、登記與封發(fā)

1、用?。菏侵冈谟『玫奈募霞由w機關(guān)印章。

用印的注意事項：1）須以機關(guān)領(lǐng)導人或部門負責人簽發(fā)的公文原稿為依據(jù)，經(jīng)核對無誤后始得用印。2）用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3）聯(lián)合下發(fā)的公文，各機關(guān)部門都要加蓋印章。4）用印一定要與制發(fā)公文的機關(guān)、部門或單位相一致。5）要核實份數(shù)，超過份數(shù)不能蓋印。

2、發(fā)文登記：一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進行登記。

發(fā)文登記的作用：便于對文件進行管理和查找。

發(fā)文登記采用的形式為簿冊式登記，又分為：1）內(nèi)收發(fā)的發(fā)文登記簿  2）內(nèi)收發(fā)對外收發(fā)的送文登記簿  3）外收發(fā)的發(fā)文登記簿3、封發(fā)：是指對準備發(fā)出的文件進行分裝和發(fā)送。

★     封發(fā)文件應(yīng)注意幾點：①文件分裝之前，先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、有無附件等，然后按發(fā)送份數(shù)進行分裝。②收文機關(guān)的郵政編碼、地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準確。字跡要清楚、工整。機關(guān)的名稱要寫全稱或者通用的簡稱。 ③發(fā)文如系密件、急件、親啟件，凡文稿上沒有注明的，須分別注明，并在封套加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟。 ④文件裝封后，應(yīng)及時發(fā)送，發(fā)送的方式可按文件的性質(zhì)分別采用郵遞、機要交通傳遞和專人傳遞。“三密”文件應(yīng)由機要通信部門或指定專人傳遞。郵寄重要文件應(yīng)有回執(zhí)單，通訊員送遞的，應(yīng)有收件人簽收。 ⑤會議發(fā)放的文件，凡允許與會人員帶回的，也要履行簽字手續(xù)，燕應(yīng)向與會人員所在單位發(fā)出“會議文件目錄”或者“會議文件通知單”，以加強對會議文件的管理。

 

公文的整理（立卷）工作

歸檔文件整理工作概述

一、  什么是歸檔文件整理工作

是指將歸檔文件以件為音位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。 宗旨：簡化整理、深化檢索。

二、★歸檔文件整理意義：

1）能夠保持文件之間有機聯(lián)系，便于文件的查找利用；2）可以維護文件的完整與完全，也便于文件的保管；3）為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。文件材料以歸檔為界，歸檔之前是文件，歸檔之后是檔案。 文件整理是機關(guān)公文處理工作與檔案工作的交接環(huán)節(jié)，它是公文處理工作的最后一道程序，又是檔案工作的起點。因此被稱之為文書工作與檔案工作的“結(jié)合部”。

歸檔文件整理（立卷）工作的組織

歸檔文件整理（立卷）工作是一項業(yè)務(wù)性、技術(shù)性較強同時又比較細致的工作。

一、 建立和健全文書部門整理（立卷）制度

文書部門立卷制度：是指由機關(guān)的承辦和處理公文的部門負責進行立卷的制度。

1、文書部門立卷制度的確立與推行。

2、★文書部門整理制度優(yōu)越性：①由文書部門整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務(wù)和文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件質(zhì)量和整理（立卷）工作的效率。②由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。③由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時保存當年的文件材料，有關(guān)承辦人員查閱文件就比較方便，也便于平時文件的收集與整理。④由文書部門整理（立卷），按年度集中歸檔，并且確保文件歸檔的質(zhì)量，可促進機關(guān)檔案工作，提高檔案管理水平，更好的為機關(guān)工作服務(wù)。

二、 公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇

公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇，亦是立卷地點的選擇，.是指機關(guān)的公文整理（立卷）工作究竟放在機關(guān)的哪一層，或者機關(guān)的哪些機構(gòu)、單位，由誰來負責整理（立卷）的問題。

1、選擇機關(guān)公文整理（立卷）立卷的地點應(yīng)考慮的相關(guān)因素：1）被確定為整理(立卷)環(huán)節(jié)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。2）對整理(立卷)環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求。3）確定整理(立卷)環(huán)節(jié)時,還要考慮機關(guān)辦公地點的分布情況。4）還要考慮文書工作人員的數(shù)量和配備情況及他們對業(yè)務(wù)的熟悉程度。

2、各類機關(guān)單位對公文立卷地點的正確選擇：（集中式、分散式、集中式分散式相結(jié)合）

①對一些比較小的機關(guān)或基層單位來說，可以考慮由機關(guān)的辦公室或者秘書室來負責集中進行立卷的工作—集中式

②對于一些中等機關(guān)或者大機來說，如駐地比較分散，文件數(shù)量又較多，則可以考慮各自確定立卷地點；如駐地比較集中，文件數(shù)量不算多，則可以考慮集中在秘書部門進行立卷—分散式

③對于財會、人事、信訪、保衛(wèi)等業(yè)務(wù)性質(zhì)具的特殊的組織機構(gòu)來說，就可以考慮由他們自己來單獨進行立卷。

④ 要恰當?shù)剡x擇和確定立卷人員

三、明確公文整理（立卷）的范圍

文書整理（立卷）的范圍：就是確定機關(guān)工作活動中形成并處理完的文件材料哪些應(yīng)該整理（立卷），哪些不該整理（立卷）。

文書整理（立卷）的范圍=文件材料的歸檔的范圍。

1、應(yīng)該整理（立卷）的文件材料的范圍：

1）上級機關(guān)的文件材料：(1)上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；(2)上級機關(guān)發(fā)來的與本機關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)并要執(zhí)行的文件材料；(3)上級機關(guān)領(lǐng)導視察、檢查本地區(qū)、本機關(guān)工作進的重要指示、題詞、照片以及有保存價值的聲像材料等；(4)上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機關(guān)的文件以及本機關(guān)代上級機關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印制本。

2）本機關(guān)的文件材料：(1)本機關(guān)召開重要會議的文件材料；(2)本機關(guān)對外發(fā)出的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿及重要文件的修改稿；(3)本機關(guān)重要性往來公文；(4)本機關(guān)及其內(nèi)部職能部門活動形成的重要文件材料；(5)本機關(guān)處理群眾來信來訪的原件，記錄及處理結(jié)果等；(6)本機關(guān)及下屬機關(guān)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信等文件材料以及本機關(guān)歷史沿革、大事記和反映本機關(guān)重要活動的剪報、照片、錄音帶、錄像帶等；(7)本機關(guān)干部任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、職工獎懲、紀律檢查、治安保衛(wèi)以及職工勞動工資、福利等方面的文件材料；(8)本機關(guān)財產(chǎn)、物資、檔案等的交換憑證以及與有關(guān)機關(guān)簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；(9)本機關(guān)黨、工、團和內(nèi)部組織機構(gòu)要工作活動中形成的文件材料；(10)本機關(guān)外事活動和外事往來方面的文件材料。

3）同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料：(1)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非機關(guān)主管理業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；(2)有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)對本機關(guān)工作檢查形成的文件。

4）下級機關(guān)的文件材料：(1)下級機關(guān)報送的重要的工作計劃、報告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)預(yù)算等文件材料；(2) 下級機關(guān)報送的法規(guī)性備案文件以及重要的科技文件材料等。

2、不需要立卷歸檔的文件材料范圍：1）重份文件；2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿；3）一些事務(wù)性的、臨時性

的沒有查考利用價值的文件村料；4）與本機磁、本部門主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件及非隸屬機關(guān)送來的參考性文件；5）無特殊保存價值的信封；6）本機關(guān)負責人兼任外機關(guān)職務(wù)形成的文件材料。以及上級機關(guān)任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料等，均無需進行立卷。

3、公文整理（立卷）的分工：是指哪一級的文件由哪幾個機關(guān)或部門立卷。

其作用是：是了避免各黨政機關(guān)或部門之間在立卷時發(fā)生不必要的重復或遺漏。

四種整理（立卷）分工情況：

①上級黨政機關(guān)的來文。(1)綜合性、全面性的由機關(guān)辦公秘書部門立卷歸檔；(2)專業(yè)性、業(yè)務(wù)性的由業(yè)務(wù)部門立卷歸檔； (3)上級業(yè)務(wù)主管部門的來文，由業(yè)務(wù)對口部門立卷歸檔。

②本機關(guān)的文件。(1)由機關(guān)秘書部門起草或承辦的，由有機關(guān)秘書部門立卷歸檔；(2)有關(guān)業(yè)務(wù)部門起草或承辦的，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門立卷歸檔；(3)兩個以上機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，正文和定稿由主辦機關(guān)立卷歸檔，其他機關(guān)只保存印制件；(4)其他機關(guān)針對本機關(guān)的文件，可視同本機關(guān)文件。

③下級機關(guān)的文件?！膫€部門辦理的，由哪個部門立卷歸檔。

④會議文件。(1)以機關(guān)名義召開的會議所形成的文件材料，由有機關(guān)秘書部門立卷歸檔；(2)由業(yè)務(wù)主管部門召開的專業(yè)性會議所形成的文件材料，由召開會議的業(yè)務(wù)主管部門立卷歸檔。

歸檔文件整理的原則和方法

一、歸檔文件整理的幾個基本概念  

1、歸檔文件：指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料

①指出歸檔文件的來源和范圍；②應(yīng)于歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔；③應(yīng)于歸檔的文件，必須是能作為文件檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

2、歸檔文件整理：指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、使之有序化的過程。

①歸檔文件的整理單位是“件”；②歸檔文件的整理分為六個步驟；

3、件：指歸檔文件的整理單位。

二、歸檔文件整理原則：1）遵循文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系；2）區(qū)分文件的不同保存價值；3）便于保管和利用

三、歸檔文件整理質(zhì)量要求：1）應(yīng)當齊全完整,已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復制；2）整理歸檔文件所使用的書寫材料,紙張,裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。書寫材料—筆應(yīng)使用鋼筆和毛筆，墨水應(yīng)使用藍黑、碳素及墨汁。，不能使用鉛筆、圓珠筆，不能使用純藍、紅色墨水等質(zhì)量低劣的墨水。紙張—A4，60-80克膠版印刷紙或復印紙。裝訂材料，如細線、鋼夾、塑料夾等。

歸檔文件整理方法與歸檔

一、歸檔文件整理方法的改革（★試述歸檔文件整理以“件”為單位同傳統(tǒng)的整理方法“立卷”比較不同之處。）

1、取消案卷，實際文件級管理，免除了繁鎖、復雜的組卷過程；

2、界定“件”的要件，從檢索的實際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復文可為一件”；

3、分類方法固定為年度、保管期限、機構(gòu)（問題），并允許各單位視具體民政部組合及簡化分類層次；

4、裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護要求即可；

5、文件排列方法強調(diào)按事由（即問題）排列，時間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實際情況選用；

6、歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時對歸檔章的項目加以調(diào)整，只保留檢索必備項目；

7、取消案卷，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄；

8、無需編頁呈，目錄改高“頁數(shù)”項；

9、歸檔文件直接裝盒保管；

10、無需撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊；

11、檔案盒的項目設(shè)置有了較大變化：①封面只設(shè)“全宗名稱”；②盒脊保留“全宗號、年度”，增設(shè)“保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號”

二、★如何推行文件整理方法（推進以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應(yīng)做好哪些方面的工作？）1）更新觀念,增強改革意識    2）提高人員素質(zhì)   3）加強硬件建設(shè)即加大對現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的投入   4）注意新舊整理方法的銜接

三、歸檔文件整理的工作步驟

1、裝訂—歸檔文件整理的第一步，可從實體上將歸檔文件的基本單位“件”確立下來。

以“件”為單位進行裝訂時應(yīng)做好以下工作：① 應(yīng)對“件”內(nèi)文件進行排列；②對用紙大于A4型的按A4的尺寸折疊（宜單張）；③ 裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進行必要的修整；④裝訂前，應(yīng)將“件”內(nèi)的各項按一定方式對間。⑤裝訂用品必須符合檔案保護的要求。

件內(nèi)文件排列方法：1）正本在前,定稿在后；2）正文在前,附件在后；3）原件在前,復制件在后；4）轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；5）回復性文件在前,報請性文件在后；6）結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后；7）不同文字文件無特殊規(guī)定的,漢文本在前, 少數(shù)民族文本在后,中文在前外文在后。

2、分類—指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。

歸檔文件的分類方法：① 按年度分類；②按保管期限分類；③按機構(gòu)（問題）分類；④幾種分類方法結(jié)合運用。

3、排列—指分類方案確定之后，同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定

歸檔文件按事由結(jié)合時間，重要程度排列的具體方法有：

①對同一事由的歸檔文件，（一個作者，一個問題的文件）可按文件形成時間的先后排列或按文件的重要程度排列。

②對不同事由的歸檔文件，可采用以下文法排列：(1)按不同事由形成時間的先后排列—適用于“隨辦隨歸”的機關(guān)；(2)按事由的重要程度排列； (3)對具有保存價值，但因故沒有及時歸檔的零散文件，可將零散文件在相應(yīng)類別歸檔文件的最后或與相關(guān)的歸檔文件裝訂成一件并在目錄備注欄或備考表中加以說明—應(yīng)盡力避免；

4、編號—指將歸檔文件在全宗中的位置用符號進行標識，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明

（其目的是記錄和反映分類排列這些系統(tǒng)化工作的成果）

XXX歸檔章

全宗號

年 度

機 構(gòu)

（問題）

保管期限

件  號

室編

館編

（2）歸檔章：全宗號、年度、保管期限、件號、機構(gòu)（承辦機關(guān)）、問題

（3）★簡述加蓋歸檔章的具體要求：1）歸檔章應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端的空白位置，加蓋歸檔章不應(yīng)壓蓋文件字跡，不應(yīng)與批示文字或收文章等重疊。2）填寫歸檔章項目應(yīng)使用用碳素墨水等符合檔案保護要求的字跡材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料進行填寫，有條件的單位，還可將本單位的全宗號、保管期限刻在歸檔章上。

5、編目—指編制歸檔文件目錄，是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一。
（一個裝訂成一本，目錄一般打印3份，1份隨文件裝盒、1份移交、1份備考）

編制歸檔文件目錄的內(nèi)容：①歸檔文件目錄封面的內(nèi)容應(yīng)包括：全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等項（全宗號應(yīng)用全稱或是規(guī)范性簡稱）②歸檔文件整理說明的內(nèi)容應(yīng)包括：本年度歸檔單位概況，內(nèi)設(shè)機構(gòu)以及黨、政主要領(lǐng)導人變化情況，本年度文書檔案整理歸檔情況等；③歸檔文件目錄的內(nèi)容包括：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。

編制歸檔文件目錄的填寫要求：① 件號：填寫室編件號；②責任者：制發(fā)文件的組織或個人，就是發(fā)文機關(guān)或署名者；③文號：發(fā)文字號；④題目：文件標題；⑤日期：文件的形成時間；⑥頁數(shù)：以件為單位填寫總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對；⑦備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括缺損、修改、補充、移出、銷毀等。

6、裝盒—指將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等工作內(nèi)容。

①檔案盒封面：全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)、起止件號、盒號

②盒脊：全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)、起止件號、盒號

③備考表：盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人、日期（隨文件裝盒）

裝盒要求：應(yīng)按分類方法，將不同類別的歸檔文件按件號順序分別裝入檔案盒中。不同形成年度、不同保管期限、不同機構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一個檔案盒中。

四、公文歸檔
機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門將歸檔文件整理裝盒后，逐年移交給機關(guān)檔案室集中保管，稱為“歸檔”。文件材料整理歸檔，能保證本機關(guān)檔案齊全完整，便于查找利用，又可為黨和國家積累檔案財富。

1、公文歸檔制度

①歸檔范圍—機關(guān)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，經(jīng)文書部門或業(yè)務(wù)部門整理、立卷后，應(yīng)定期向檔案部門歸檔。    ②歸檔時限—文件材料整理好后歸檔時限在第二年的上半年。

③★文件歸檔要求：(1)應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；(2)文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；(3)歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，便于保管和利用。

2、歸檔文件的交接手續(xù)完成后，機關(guān)文書部門就完成了上一年的文書工作，歸檔文件被機關(guān)檔案部門接收后凡進入了檔案管理階段。

件內(nèi)文件排列方法：1）正本在前,定稿在后；2）正文在前,附件在后；3）原件在前,復制件在后；4）轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；5）回復性文件在前,報請性文件在后；6）結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后；7）不同文字文件無特殊規(guī)定的,漢文本在前,少數(shù)民族文本在后,中文在前外文在后。